L’entreprise peut stimuler de différentes manières la pratique du vélo et du vélo à assistance électrique (VAE) pour les déplacements domicile-travail de ses collaborateurs et profiter des dispositions fiscales qui existent. 

Exonération fiscale

Dans le chef de l’entreprise, toute dépense effectuée pour stimuler l’usage du vélo peut bénéficier d’une exonération fiscale à concurrence de 120% à l’impôt des sociétés. Sont prises en compte les dépenses liées à l’achat de :

  • vélos mis à la disposition du personnel pour les déplacements domicile-travail (les formules de leasing et de maintenance n’en font pas partie)
  • parkings vélo
  • bornes de réparation, outils et installation d’atelier vélo
  • vestiaires, douches, sanitaires destinés aux cyclistes
  • Accessoires (casques, gilets, cadenas…) dans le cadre d’un usage partagé

L’indemnité vélo

Une indemnité peut être accordée aux travailleurs qui effectuent à vélo les déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail. Elle sert, en principe, à couvrir leurs frais de déplacement (équipement, achat et entretien du vélo…). Elle a aussi et surtout comme objectif d’encourager l’usage de ce mode de transport. L’indemnité vaut pour tous les types de vélo (classiques, VTT, vélos à assistance électrique, speedpedelecs…). Cette indemnité n’est pas obligatoire. Elle est laissée à l’appréciation de l’employeur. Sauf si elle est prévue par la commission paritaire dont dépend l’entreprise. L’indemnité est octroyée pour le trajet aller et retour. Celui-ci ne doit pas nécessairement être le plus court (pour des raisons de sécurité, on peut préférer un itinéraire plus long empruntant des routes et chemins moins fréquentés) et il n’y a pas de maximum de kilomètres prévu. Le cycliste peut demander l’indemnité toute l’année ou seulement une partie de l’année.  Enfin, l’indemnité peut être octroyée pour les déplacements professionnels à condition que ceux-ci soient effectués avec le vélo personnel du collaborateur. L’indemnité vélo bénéficie d’une exonération fiscale (100%) pour le travailleur, ainsi que d’une exonération de cotisation de sécurité sociale pour l’employeur.

Attention, l’indemnité étant soumise à indexation, le montant déductible fiscalement et exonéré de cotisations sociales varie en fonction de l’index. Il est actuellement fixé à 0,23 €/km. Le montant de l’indemnité est laissé à l’appréciation de l’employeur. Il peut être inférieur, supérieur ou équivalant au montant fiscalement exonéré (c’est-à-dire net d’impôts) actuellement fixé à 0,23 €/km. Autrement dit, si le travailleur reçoit une indemnité de 0,25 €/km, les 2 cents supplémentaires entreront dans son calcul d’impôts. Que peut vous rapporter l’indemnité vélo ?

Km (aller) EUR/an (220 jours prestés)
3 303,6
5 506
10 1012
15 1518
20 2024

Parce que le vélo peut être utilisé en complément des transports en commun, l’indemnité vélo est également cumulable à celle octroyée pour les déplacements en transports en commun. Dans ce cas de figure, elle ne sera, bien évidemment, versée que pour les kilomètres effectués à vélo et non pour l’entièreté du déplacement. Dans le même ordre d’idée, si un travailleur bénéficie d’une voiture de société, l’indemnité vélo pourra lui être versée les jours où il aura préféré venir travailler à vélo plutôt qu’en voiture.

Remarque : si l’employeur n’accorde pas l’indemnité vélo, le travailleur peut, dans sa déclaration fiscale, déduire en frais professionnels, les kilomètres parcourus à vélo pour se rendre au travail, à raison de 0,23 €/km.

Mise en place administrative :

Pour faire bénéficier les cyclistes de cet incitant très intéressant sur le plan financier, il convient de :

  • Rédiger un règlement complet de la pratique du vélo vers l’entreprise. Il prévoira, entres autres, les modalités de contrôle et de renouvellement des déclarations sur l’honneur (voir ci-après).
  • Faire signer une déclaration sur l’honneur par chaque cycliste (en lien avec le règlement ci-dessus) et les conserver précieusement.
  • Adapter l’édition des fiches des paie et donc de la fiche fiscale annuelle. Ainsi, le montant lié à la pratique du vélo apparaîtra, à titre indicatif, sur la fiche fiscale du collaborateur.